Loading...
Sebuah survey mendapatkan data, bahwa 54% responden percaya bahwa Manajemen Kinerja memiliki efek positif pada karyawan dan kinerja perusahaan. Dan, lebih dari 80% organisasi mempertimbangkan untuk membuat perubahan besar pada Manajemen Kinerja. Anda kemungkinan menemukan manajemen kinerja dalam beberapa bentuk di kehidupan Anda, di tempat kerja, sekolah, atau dalam kehidupan pribadi Anda. Faktor unik dari manajemen kinerja adalah memiliki tenggat waktu dan tujuan pasti.
Dalam bisnis modern, tidak lagi cukup hanya “mengelola” Manajemen Sumber Daya Manusia untuk meningkatkan kinerja karyawan. Anda harus berusaha untuk meningkatkan keterlibatan karyawan; memberi karyawan alat yang tepat, untuk tidak hanya memahami kinerja mereka, tetapi juga untuk meningkatkan karier mereka dan meningkatkan kepuasan kerja. Ini berarti bahwa sistem manajemen kinerja harus terus diperbarui untuk memenuhi perubahan kebutuhan manajemen dan karyawan.
Gartner, perusahaan riset dan penasihat teknologi informasi terkemuka di dunia, mendefinisikan Manajemen Kinerja sebagai seperangkat layanan yang menerapkan struktur alur kerja untuk pergerakan informasi, dan interaksi proses bisnis dan proses pekerja manusia yang menghasilkan informasi.
Manajemen Kinerja mengubah dan merampingkan proses bisnis penting dengan mengintegrasikan proses dan prosedur yang membantu organisasi:
- jadwal kerja lebih efisien
- memenuhi kebutuhan klien
- memanfaatkan aset dan sumber daya
- mengevaluasi kinerja
Praktik-praktik ini menghasilkan:
- kelincahan bisnis meningkat
- meningkatkan kinerja dan hasil
- meminimalkan redundansi
- mengurangi limbah
- efisiensi yang lebih tinggi
Jadi, dari mana Anda memulai? Bagaimana Anda mengoptimalkan dan meningkatkan proses manajemen kinerja karyawan Anda?
Bagaimana Anda mengubah dan memperbarui cara Anda mengelola karyawan?
Dalam hal ini, Anda bisa mulai dengan meninjau dan memasukkan perubahan ke dalam tiga bidang utama bisnis Anda: teknologi, proses, dan budaya. Perbaikan di area ini dapat meningkatkan produktivitas karyawan, sembari merampingkan sistem manajemen kinerja Anda.
Sebelumnya, penting bagi Anda untuk mengetahui perbedaan inti antara Manajemen Kinerja dan Manajemen Proyek.
Manajemen KINERJA vs Manajemen PROYEK
Manajemen Proyek terbatas dalam waktu, unik, dan ada pekerjaan tambahan yang khusus, dengan tujuan tunggal yang jelas menentukan keberhasilannya. Tim manajemen proyek bersifat sementara dan memiliki keterampilan tambahan yang spesifik.
Manajemen Kinerja, adalah proses yang berkelanjutan, di mana pekerjaan itu berulang, dan keberhasilan didasarkan pada pencapaian pertumbuhan. Tim manajemen kinerja berbagi keahlian yang sama, dan lebih konsisten dalam jalur waktu.
Perbedaan terbesar antara manajemen kinerja dan manajemen proyek adalah struktur manajemen proyek terlalu kaku untuk disesuaikan dengan pekerjaan yang terjadi di luar proyek. Sedangkan praktik manajemen kinerja lebih fleksibel dan paling cocok ketika organisasi tidak hanya berputar di sekitar proyek, tetapi juga memiliki banyak pekerjaan operasional untuk mendukung bisnisnya.
Dalam artikel ini, saya tunjukkan bahwa perubahan implementasi manajemen kinerja ke organisasi Anda, bisa dibagi menjadi beberapa bagian.
(Catatan ini, saya rangkum saaat mengikuti pelatihan manajemen proyek dan kinerja, di sebuah universitas ternama di Indonesia. Saya harap Anda sabar membacanya, karena tulisan ini cukup panjang, namun penting bagi Anda dan perusahaan Anda). Silakan Anda membacanya hingga tuntas.
BAGIAN 1: RENCANA PROYEK & MANAJEMEN PERUBAHAN
Rencana proyek adalah elemen penting untuk mengelola proyek apa pun secara efektif. Seperti yang dikatakan Winston Churchill, “mereka yang merencanakan melakukan lebih baik daripada mereka yang tidak merencanakan, meskipun mereka jarang terlibat pada rencana mereka.”
Ini tidak hanya penting untuk komunikasi, tetapi juga merupakan cara yang sangat berharga untuk menjaga diri Anda, dan proyek Anda terorganisir. Rencana proyek yang efektif mencakup empat komponen penting; waktu, biaya, ruang lingkup, dan pemangku kepentingan.
Tahap perencanaan Anda harus membahas bidang-bidang utama ini. Anda kemungkinan besar perlu membuat asumsi ketika Anda menyempurnakan rencana; akan berguna untuk mendokumentasikan asumsi-asumsi utama ini dalam rencana proyek Anda. Dan proyek Anda harus memiliki ruang untuk fleksibilitas keputusan, dan memiliki kemungkinan besar semuanya berjalan..
Inilah 4 Komponen Utama
1. Elemen Rencana — WAKTU
Pertanyaan kunci – Apakah ada tenggat waktu internal yang mendorong perubahan ini? Jika tidak, seperti apa tanggal tayang optimal?
Tujuannya di sini adalah untuk menentukan garis waktu kasar untuk proyek tersebut. Perkiraan waktu yang akurat mungkin hanya tersedia saat melangkah lebih jauh ke dalam fase analisis, dan menentukan garis waktu, sangat membantu untuk menetapkan
Misalnya, Anda mungkin ingin memecah timeline atau garis waktu Anda menjadi tanggal target untuk penyelesaian setiap fase dari rencana proyek. Demikian pula, Anda mungkin ingin memasukkan jadwal target waktu untuk mendapatkan persetujuan bisnis pada setiap fase proyek.
2. Elemen Rencana — BIAYA
Pertanyaan kunci – Berapa anggaran Anda untuk proyek ini?
Penganggaran dapat menjadi bagian kompleks dari rencana proyek; Anda mungkin perlu meminta dana tambahan untuk proyek pembaruan manajemen kinerja Anda, atau memindahkan sumber daya dari proyek-proyek alternatif. Selain itu, Anda harus siap untuk menambahkan sekitar 20 hingga 30% ke anggaran Anda. Pastikan untuk mempertimbangkan semua faktor yang dikenakan biaya, seperti:
– Sumber daya penuh waktu yang dibutuhkan untuk proyek
– Jumlah sumber daya eksternal / kontraktor pada tingkat hari yang terkait
– Biaya sistem / vendor (termasuk ruang untuk biaya implementasi dan konsultasi)
– Biaya lisensi
– Biaya umum (bahan, sumber daya, ruang pertemuan, dll.)
3. Elemen Rencana — RUANG LINGKUP
Pertanyaan kunci – Secara umum, dapatkah Anda menggambarkan area organisasi, fungsional, dan sistem yang berada dalam ruang lingkup proyek ini?
Variabel terbaik untuk menyesuaikan dalam perencanaan proyek Anda adalah ruang lingkup. Jika Anda dibatasi oleh waktu atau biaya, maka Anda harus fleksibel dengan cakupan lingkup Anda. Lebih baik mengirimkan perubahan dengan cakupan yang lebih kecil dan kualitas yang lebih tinggi, daripada melakukan berlebihan dan kurang menghasilkan.
Cakupan pertama-tama harus mengatasi perubahan organisasi. Apakah merencanakan perbaikan manajemen kinerja untuk seluruh organisasi, atau untuk tim / departemen tertentu? Dan area fungsional mana yang harus diperiksa ulang — proses umpan balik 360 °, pelatihan karyawan tentang risiko & kepatuhan, ulasan kinerja tahunan, atau yang lainnya? Banyak dari sistem ini mungkin tumpang tindih, dan dapat dipengaruhi oleh perubahan pada pengaturan sistem SDM Anda saat ini. Ketika Anda mulai mengartikulasikan ruang lingkup proyek, Anda mungkin tergoda untuk mulai mendefinisikan persyaratan, tetapi cobalah untuk tetap pada tingkat yang lebih tinggi pada tahap ini. Persyaratan fungsional dan sistem yang terperinci akan muncul dalam fase analisis dan desain. Bersiaplah untuk meninjau kembali rencana dan asumsi Anda, setelah melalui setiap fase proyek berturut-turut. Asumsi Anda kemungkinan besar akan berubah seiring kemajuan Anda.
4. Elemen Rencana — STAKEHOLDER
Pertanyaan kunci – Siapa yang memiliki wewenang untuk memengaruhi proyek ini atau hasilnya? Keberhasilan atau kegagalan proyek Anda sangat tergantung pada pemangku kepentingan. Semakin terlibat pemangku kepentingan Anda, semakin tinggi peluang untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Oleh karena itu, sangat penting untuk membuat matriks pemangku kepentingan yang kuat di awal setiap proyek. Matriks pemangku kepentingan terdiri dari fase proyek, kegiatan, target waktu, dan daftar pemangku kepentingan. Untuk setiap pemangku kepentingan, definisi RACI (RESPONSIBLE, ACCOUNTABLE, CONSULTED, INFORMED) harus diberikan. Definisi RACI meliputi:
– RESPONSIBLE – Orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas. Orang yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan.
– ACCOUNTABLE – Orang yang merupakan pengambil keputusan dan pemilik.
– CONSULTED – Orang yang harus dikonsultasikan sebelum keputusan atau tindakan diambil.
– INFORMED – Orang yang harus diberitahu bahwa keputusan telah dibuat.
BAGIAN 2: ANALISIS
Terlepas dari ukuran atau anggaran SDM organisasi, umpan balik berkelanjutan sering kali bukan bagian dari budaya. Terbatasnya uraian tentang tujuan perusahaan kepada karyawan, kurangnya proses yang memungkinkan perencanaan suksesi dan mengidentifikasi bakat, juga penilaian secara buruk, yang tidak menangkap dengan tepat sasaran dan umpan balik, muncul sebagai titik masalah umum di seluruh rencana.
Masalah-masalah ini mungkin tidak mengejutkan Anda. Bahkan, masalah ini mungkin sudah ada di perusahaan Anda saat ini. Jika demikian, ketahuilah bahwa ada cara yang lebih baik; solusi untuk mengubah dan meningkatkan proses manajemen kinerja Anda. Jadi, begitu Anda telah mengembangkan rencana proyek untuk menerapkan perubahan pada proses manajemen kinerja Anda, langkah selanjutnya adalah menganalisis proses yang sudah ada dan bagaimana mereka perlu berkembang.
Pada fase analisis, titik awalnya harus menjadi tolok ukur keadaan proses manajemen kinerja Anda. Ini adalah dasar kerja Anda; penilaian dasar situasi “SEBAGAIMANA ADANYA”. Penilaian “SEBAGAIMANA ADANYA” akan membantu Anda mengetahui bagian teknologi, orang, dan proses apa yang ingin Anda pertahankan, dan mana yang tidak berfungsi.
Patokan Informasi, juga membantu Anda menentukan skenario target “TO-BE”. Kebalikan dari “SEBAGAIMANA ADANYA” adalah “TO-BE”, tujuan yang ingin Anda tuju. Akhirnya, analisis diferensial, atau “analisis kesenjangan” dilakukan. Ini mengidentifikasi celah antara status “SEBAGAIMANA ADANYA” dan “TO-BE”, sehingga ini memungkinkan Anda untuk menjembatani kesenjangan antara skenario target dan penilaian saat ini.
SKENARIO SEBAGAIMANA ADANYA
Pertanyaan kunci – Sistem dan proses apa yang ada saat ini, dan bagaimana kinerjanya dengan target?
Anda harus mulai mendefinisikan segmen “SEBAGAIMANA ADANYA” dengan mendokumentasikan proses dan sistem apa yang ada saat ini. Selanjutnya, lakukan beberapa riset berbasis data untuk menguatkan asumsi Anda. Pertimbangkan untuk melakukan survei:
– Tingkat keterlibatan karyawan dengan proses saat ini. Bagian ini akan memungkinkan Anda untuk memahami jika karyawan puas dengan proses saat ini.
– Perspektif Manajer – Menilai proses dari perspektif manajer, akan sangat berguna. Manajer harus mengelola proses manajemen kinerja untuk banyak karyawan, dan sangat penting bahwa waktu mereka digunakan secara efektif.
– Perspektif Pimpinan – Input manajemen senior juga diperlukan — apakah proses dan sistem yang Anda berikan saat ini akurat dari karyawan, tim, dan kinerja departemen?
– Perspektif SDM – SDM adalah pengaktif proses dan bertanggung jawab untuk memastikan tugas diselesaikan tepat waktu.
SKENARIO TO-BE
Pertanyaan kunci – Seperti apa sistem manajemen kinerja terbaik di kelasnya untuk organisasi Anda?
Berpikir di luar kotak — untuk mengambil pendekatan lebih lebar dan mengabaikan rintangan apa pun. Seperti apa bentuk terbaik di kelas di organisasi Anda? Sebuah laporan survey, menemukan bahwa pendorong terkuat dari efektivitas manajemen kinerja keseluruhan adalah dirasakannya keadilan. Ini busa dipecah menjadi tiga bagian:
– Pembinaan yang efektif oleh manajer
– Sasaran yang terkait dengan prioritas bisnis
– Kompensasi yang dibedakan
Sangat berguna untuk memikirkan penggerak ini dalam konteks area fungsional. Misalnya, bagaimana organisasi Anda dapat memastikan bahwa karyawan sadar akan prioritas bisnis tingkat atas, seperti pentingnya pendapatan maupun keuntungan, versus risiko dan pengalaman pelanggan? Jika Anda mulai mencocokkan keinginan “TO-BE” Anda dengan penggerak kunci ini, Anda berada dalam posisi yang bagus.
ANALISIS GAP – KESENJANGAN
Pertanyaan kunci – Apa kesenjangan antara SEBAGAIMANA ADANYA dan TO-BE? Setelah Anda mengidentifikasi celah antara status “SEBAGAIMANA ADANYA” dan “TO-BE”, maka analisis diferensial, atau analisis kesenjangan dapat dilakukan untuk mengidentifikasi area yang perlu diubah dengan cepat.
“Kesenjangan” dalam analisis kesenjangan ini dapat dipecah menjadi tiga kategori: kesenjangan proses, kesenjangan sistem, dan kesenjangan budaya. Setelah Anda mendokumentasikan kesenjangan ini, Anda akan memiliki gambaran yang lebih jelas tentang perubahan individu dan spesifik, yang diperlukan untuk mengoptimalkan sistem dan strategi manajemen kinerja Anda.
BAGIAN 3: DESAIN
Fase desain memungkinkan Anda untuk benar-benar memulai pekerjaan terperinci — menciptakan serangkaian persyaratan yang harus mencakup pengguna, dan kebutuhan pengguna, untuk membangun peta proses yang ditargetkan.
MENENTUKAN PERSYARATAN
Pertanyaan kunci – Apa daftar persyaratan fungsional dan sistem Anda untuk proyek?
Matriks persyaratan adalah cara yang bagus untuk mengidentifikasi dan mengumpulkan persyaratan yang diperlukan, untuk mengubah proses manajemen kinerja organisasi Anda. Anda dapat menggunakannya untuk melacak persyaratan sistem dan non-sistem di seluruh siklus proyek.
Sangat penting untuk membuat matriks persyaratan ini selama fase desain, karena ini membentuk fondasi untuk seluruh perlengkapan manajemen. Anda akan menggunakannya untuk membangun, menguji, dan meluncurkan perbaikan proses manajemen Anda. Ini menunjukkan dengan jelas apa yang diperlukan untuk mencapai kondisi manajemen kinerja yang Anda inginkan. Ini juga secara komprehensif mendefinisikan kebutuhan Anda, dan memberi Anda gambaran ruang lingkup yang jauh lebih jelas. Ini dapat digunakan untuk meminta pertanggungjawaban vendor pihak ketiga, dan membuat semua orang selaras dengan tujuan proyek.
Memastikan semua pemangku kepentingan yang relevan telah setuju (dan secara ideal berpartisipasi) atas definisi persyaratan adalah sangat penting. Ini juga praktik terbaik untuk membidik penandatanganan bisnis, atau persetujuan persyaratan ini, sebelum pindah ke fase berikutnya.
DOKUMENTASI PROSES
Pertanyaan kunci – Seperti apa proses target terlihat dari perspektif berbagai peran yang terlibat?
Dokumentasi proses memberikan peta yang jelas tentang hand off yang dibutuhkan di antara langkah-langkah. Ini menunjukkan persyaratan fungsional dari proses manajemen kinerja baru dalam bagan alur yang jelas.
Digunakan sebagai panduan pada tahap selanjutnya (tahap pembangunan), dokumentasi proses harus memberikan pandangan yang jelas tentang proses tersebut, dari perspektif peran apa pun yang diberikan. Idenya adalah untuk menciptakan aliran proses (tercermin dalam peta proses), karena berkaitan dengan kegiatan atau tugas tertentu.
Peta proses harus dicocokkan dan disejajarkan dengan persyaratan sebagaimana didefinisikan dalam matriks persyaratan. Idealnya, semua persyaratan Anda yang terdokumentasi akan dibahas atau disentuh dalam peta proses. Dokumen-dokumen ini, rata-rata satu halaman panjangnya, mengandung unsur-unsur “kontrol input / output” dan sistem yang diperlukan untuk melakukan aktivitas.
Masukan untuk membantu Anda menentukan informasi yang diperlukan untuk melakukan prosedur. Keluaran untuk membantu menentukan dokumentasi / informasi yang akan membentuk input ke langkah selanjutnya. Kontrol memungkinkan Anda untuk menambahkan checks and balances ke suatu proses.
Misalnya, jika Anda ingin menjalankan spreadsheet dengan KPI pemasaran, inputnya adalah skor yang harus Anda masukkan ke dalam spreadsheet. Keluaran dihitung angka dalam contoh di atas, dan kontrol terkait dengan kontrol yang Anda miliki, untuk menghindari kesalahan dalam perhitungan Anda.
Peta proses yang baik juga akan mengidentifikasi semua peserta yang diperlukan dalam proses tersebut. Membuat peta proses adalah tugas yang menghabiskan waktu, dan akan membutuhkan sumber daya khusus, namun hasilnya sangat berharga — dokumentasi proses Anda bisa menjadi sumber emas informasi untuk organisasi Anda, terutama ketika berurusan dengan pihak ketiga, membangun pelatihan karyawan baru, mengonfirmasi bahan, atau bahkan pertanyaan umum.
BAGIAN 4 & 5: BANGUN & UJI
Sistem manajemen kinerja telah menjadi pendorong di balik efektivitas karyawan. Saatnya untuk membangun proses manajemen kinerja yang akan memungkinkan karyawan Anda meningkatkan kinerja mereka. Membangun fase menerapkan perubahan adalah semua tentang membuat konstruksi dan membangun proses dengan sistem yang telah Anda rancang dan rencanakan secara cermat di bagian awal perencanaan proyek Anda, dan menganalisis serta merancang implementasi perubahan. Fase ini dapat memakan waktu paling lama, jadi sangat penting untuk selalu memperbarui informasi untuk pemangku kepentingan Anda tentang status proyek.
Mengenai fase pembangunan yang sebenarnya, langkah pertama adalah mengidentifikasi apa yang dapat Anda tangani dibandingkan dengan outsourcing. Maka Anda harus mengamankan penyedia layanan pihak ketiga dan vendor perangkat lunak.
SISTEM INTERNAL ataukah VENDOR PIHAK KETIGA
Pertanyaan kunci – Bagian mana dari proses dan sistem Anda yang harus diserahkan ke vendor pihak ketiga, dan bagian mana yang dapat Anda berikan secara internal?
Setelah menetapkan proses dan sistem apa yang Anda perlukan untuk melakukan outsourcing, Anda dapat memutuskan siapa vendor dan penyedia pihak ke-3 yang Anda pilih. Tabel perbandingan vendor akan memungkinkan Anda untuk mengevaluasi pilihan sistem yang tersedia dari sumber pihak ketiga yang potensial. Tabel tersebut harus mencakup semua fitur manajemen kinerja yang Anda butuhkan dan elemen-elemen yang tidak ditangani secara langsung, sehingga Anda dapat membandingkan setiap vendor berdasarkan fitur fungsionalitas.
Setelah Anda mengidentifikasi tiga vendor teratas Anda berdasarkan persyaratan, Anda akan mengirimkan permintaan proposal atau permintaan resmi lainnya. Anda juga dapat meminta hal-hal seperti demonstrasi produk, percobaan sistem, maupun akurasi panggilan kualifikasi.
Sebelum memilih vendor, Anda harus memetakan proses masa depan Anda, dan bahkan menjalankan fase uji coba dengan perangkat lunak vendor top Anda. Anda juga dapat menyertakan vendor non-perangkat lunak pada langkah ini. Pastikan untuk mengajukan pertanyaan dan permintaan Anda dengan masing-masing vendor secara spesifik, karena Anda mungkin telah melewatkan sesuatu dalam analisis cakupan persyaratan Anda.
Dan, jika Anda mencari dukungan tambahan tambahan dengan atasan Anda atau pemangku kepentingan utama terkait perangkat lunak manajemen kinerja, posting blog kami; Mengapa berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen kinerja ?, memberi Anda tujuh alasan mengapa organisasi Anda harus mempertimbangkan berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen kinerja.
PELAPORAN STATUS
Pertanyaan kunci – Apa yang berhasil, apa yang menyebabkan keterlambatan, dan apakah Anda mendokumentasikan titik gesekan dari proses?
Sehubungan dengan sisi proses, selama fase pembangunan Anda akan ingin sering mengadakan pertemuan untuk meninjau status proyek manajemen kinerja Anda. Menggunakan laporan status Sistem Peringkat Merah, Kuning, dan Hijau — akan memungkinkan Anda, dan pemangku kepentingan utama Anda, untuk mengatasi masalah potensial, mengatasi pemblokir dalam penyelesaian proyek, dan mengidentifikasi solusi untuk bergerak maju.
Anda juga harus siap untuk memperbarui dokumentasi proses target Anda, saat Anda menjalankan pengujian sistemnya. Beri diri Anda dan tim Anda fleksibilitas untuk menyesuaikan desain proses, saat Anda membuatnya. Kemudian, setelah Anda merasa nyaman karena semuanya dikembangkan dan berjalan dengan lancar, Anda siap untuk beralih ke tahap uji coba.
UJI – TES
Fase ini adalah tentang menguji proses target secara holistik. Tujuannya adalah untuk menguji solusi dengan pengguna nyata di lingkungan nyata; kemudian sesuaikan pengujian dengan persyaratan, dan dapatkan sign-off dari pemangku kepentingan utama sebelum melanjutkan ke fase implementasi.
MENJALANKAN UJI COBA
Pertanyaan kunci – Kelompok pengguna bisnis mana yang paling cocok untuk menjalankan uji coba proses manajemen kinerja baru Anda?
Fase percontohan dapat sangat berguna untuk mengurangi risiko proyek secara keseluruhan dan meningkatkan kepercayaan bisnis dalam solusi yang diusulkan. Pengujian juga memiliki peran penting dalam memvalidasi semua persyaratan fungsional dalam perombakan manajemen kinerja Anda.
Setelah Anda memiliki uji coba kerja, pilih tim atau departemen untuk berpartisipasi dalam pengujian Anda untuk jangka waktu yang tetap panjang (satu hingga tiga bulan). Fase percontohan harus memiliki tujuan yang jelas untuk mencapai hasil akhir bisnis.
Tim uji coba Anda akan menjalankan proses manajemen kinerja yang dijabarkan dalam uji coba dan kemudian memberikan umpan balik jika diperlukan.
Ketika setiap tes dalam jadwal telah berlalu dan ditandatangani, Anda sekarang siap untuk mendekati pemangku kepentingan Anda untuk otorisasi akhir, untuk mengimplementasikan atau “meluncurkan” proses manajemen kinerja baru Anda.
BAGIAN 6: IMPLEMENTASI
Bahkan perubahan yang direncanakan dengan hati-hati dapat gagal akibat implementasi yang buruk, karena mengubah rencana menjadi tindakan itu tidak mudah. Jadi, bagaimana Anda menerapkan perubahan pada proses manajemen kinerja Anda, dan mendukungnya di seluruh organisasi Anda?
Tahap penyebaran atau implementasi terdiri dari tiga elemen utama: komunikasi, sistem, dan tindakan nyata. Dengan mencakup area-area ini, Anda dapat memastikan bahwa proyek tersebut memiliki implementasi yang sukses, dan diterima dengan baik oleh organisasi Anda dan pemangku kepentingan.
KOMUNIKASI
Pertanyaan kunci – Mengapa bisnis melakukan proyek ini, dan apa artinya bagi departemen dan bagi karyawan?
Email / buletin komunikasi di seluruh perusahaan sangat penting dalam mempersiapkan organisasi untuk perubahan yang akan datang. Idealnya buletin komunikasi harus ditandatangani bersama oleh sponsor atau eksekutif proyek; itu juga harus dengan jelas dan sederhana menjelaskan apa yang terjadi. Elemen email / buletin komunikasi umum meliputi:
– Apa yang berubah?
– Mengapa itu berubah?
– Siapa yang terpengaruh
– Kapan itu terjadi?
– Tindakan apa yang diperlukan?
Informasi perubahan manajemen kinerja Anda harus dikomunikasikan keluar sebelum hari pelaksanaannya.. Pastikan untuk menyertakan tautan ke materi yang lebih terperinci, termasuk materi pelatihan yang telah Anda siapkan. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk memasukkan / memberikan kontak bagi mereka yang ingin mengajukan pertanyaan.
SISTEM TERUJI
Pertanyaan kunci – Kegiatan sistem apa yang perlu terjadi sebelum diberlakukan?
Daftar periksa adalah cara bagus untuk membangun kepercayaan bahwa semua aktivitas sistem yang diperlukan telah diselesaikan sebelum tanggal implementasi. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan untuk daftar periksa Anda, termasuk konfigurasi produk pihak ke-3 dalam produksi, migrasi data dari sistem / basis data yang ada, pengaturan pengguna, impor dari sistem yang terhubung, dan pengujian integrasi langsung.
ACARA GO-LIVE
Pertanyaan kunci – Seperti apa sebenarnya “going-live” dan siapa, apa, di mana?
Acara go-live harus direncanakan jauh-jauh hari sebelumnya. Pertimbangkan hari kerja yang optimal agar hal ini terjadi. Perubahan sistem yang besar sering terjadi pada akhir pekan untuk meminimalkan gangguan. Juga pertimbangkan siapa yang perlu dilibatkan untuk memberikan dukungan langsung, menjawab pertanyaan, dan menyelesaikan masalah. Pastikan untuk menyertakan vendor pihak ke-3 dalam acara go-live Anda, jika bantuan mereka diperlukan untuk pengguna onboard dan memberikan dukungan.
Komunikasi yang signifikan perlu terjadi antara vendor, IT, dan bisnis, jadi pikirkan saluran komunikasi apa yang akan digunakan selama acara.
BAGIAN 7: DUKUNGAN
Beberapa bulan pertama setelah ditayangkan adalah tentang memberikan dukungan, pelatihan, dan membantu menanamkan proses dan prosedur baru. Dukungan harus dua arah, dengan bantuan dan jawaban tersedia secara internal maupun dari penyedia layanan pihak ke-3. Karyawan Anda kemungkinan besar akan memiliki pertanyaan tentang proses dan definisi, yang harus siap dijawab oleh Anda, maupun bisnis Anda.
TINJAU dan SESUAIKAN
Pertanyaan kunci – Apakah tujuan Anda tercapai dan apa yang berhasil dan yang tidak?
Setelah beberapa bulan proses dan prosedur baru diberlakukan, saatnya untuk melakukan Ulasan Tindakan, dengan melihat;
– di mana organisasi Anda saat ini
– apa yang ingin Anda capai ketika Anda memulai proyek ini.
Anda juga harus mempertimbangkan menjalankan survei proses manajemen kinerja, yang sama dengan yang Anda jalankan selama fase analisis, untuk mengukur kemajuan Anda. Ini akan memberi Anda metrik terukur dan dapat ditindaklanjuti, yang akan menunjukkan peningkatan keuntungan dari proses yang baru diterapkan.
Selain itu, pertimbangkan apa yang bisa lebih ditingkatkan atau diubah dalam proses manajemen kinerja Anda, dan menilai dampak dari membuat perubahan ini. Misalnya, mungkin Anda ingin menerapkan pelatihan tambahan untuk karyawan baru. Seringkali yang terbaik adalah menunggu sampai siklus proses selanjutnya untuk melakukan perbaikan ini. Pastikan bahwa mengubah atau memprioritaskan perubahan ini adalah untuk meminimalkan dampak, perbarui dokumentasi proses Anda dan tersedia untuk semua pengguna.
Mempertahankan prosedur modernisasi manajemen kinerja karyawan ini adalah kunci untuk memberikan pengalaman yang konsisten dan berulang bagi siapa pun yang terlibat di seluruh lini perusahaan Anda. Mengadopsi kerangka kerja dari manajemen kinerja, dibutuhkan komitmen besar. Transformasi ini melibatkan seluruh rentang operasi bisnis, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari proses saat ini, dan memperbaikinya.
Modernisasi Manajemen Kinerja memungkinkan kolaborasi terjadi di mana-mana dalam organisasi, memberikan struktur pada alur kerja dan membina komunikasi internal. Dengan sifatnya yang fleksibel, ia beradaptasi dengan semua alur kerja operasional bisnis.
Salam Luar Biasa Prima!
Wuryanano
Twitter: @Wuryanano
Owner SWASTIKA PRIMA Entrepreneur College