Loading...
Perusahaan berbadan hukum, berada di bawah dokumentasinya. Tanpa catatan, pendaftaran, lisensi, dan dokumen hukum lainnya secara tepat, sebuah perusahaan hanya merupakan gagasan di kepala pemilik. Memiliki hard copy dokumen bisnis, terdaftar di tempat yang tepat, menjadikan bisnis ini sebagai entitas nyata. Dan kehilangan dokumen-dokumen itu, atau akses ke dokumen-dokumen itu, jika hanya disimpan eksklusif secara online, dapat menimbulkan masalah, atau bahkan sangat berpotensi menghancurkan.
Itulah sebabnya saya mengingatkan pengusahs untuk mempertanyakan perihal tersebut.
“Dokumen mana yang sangat penting bagi bisnis atau pemimpin untuk memiliki salinannya? Dan, Mengapa ini sangat penting? “
HARD COPY Dokumen Bisnis yang Harus Dijaga:
1. Izin Usaha
Cukup banyak perusahaan yang hanya memiliki izin usaha dan menyimpannya dalam format digital. Jika Anda ingin tampil sebagai bisnis yang memiliki reputasi baik, Anda harus memiliki lisensi Anda dalam bentuk hard copy, untuk dilihat oleh pelanggan dan karyawan jika mereka memiliki pertanyaan.
2. Pajak dan Catatan Keuangan
Sebagai wirausaha, penting untuk menyimpan salinan atau hard copy dari catatan yang sulit diganti. Termasuk kontrak asli, dokumen asuransi, nomor identifikasi pemberi kerja, surat kontrak, kontribusi modal dan penarikan, dan dokumen penting lainnya. Beberapa peraturan mengharuskan dokumen ini disimpan di tempat perusahaan. Juga, penting untuk memiliki hard copy ini jika sistem elektronik Anda gagal.
3. Dokumen Hukum
Mungkin perlu mempertahankan salinan dokumen hukum untuk menegakkannya. Misalnya, akta real estat dan nota perjanjian bisnis, biasanya membutuhkan salinan yang terpelihara keamanannya. Peraturan industri mungkin juga mengharuskan Anda untuk menyimpan salinan dokumen tertentu. Anda harus berkonsultasi dengan seorang pengacara di industri Anda untuk mengidentifikasi dokumen asli mana yang harus dipelihara.
4. Model dan Rencana Bisnis Anda
Sangat membantu untuk melihat model bisnis Anda dari dekat, karena ini akan memungkinkan Anda untuk melihat gambaran besar. Dan buatlah perubahan yang diperlukan sesuai keinginan Anda. Tidak semua rencana bisnis perlu memiliki hard copy, tetapi jika Anda mau mengembangkan model bisnis Anda, memiliki hard copy untuk merujuk pasti membantu.
5. Peraturan Perusahaan
Dalam kasus perselisihan, sebaiknya memiliki salinan tentang budaya kantor atau aturan perusahaan. Buku pegangan karyawan secara online, dalam format PDF, akan menyulitkan dalam mengaksesnya, maka dokumen kertas menjadi sangat penting untuk dimiliki, karena lebih mudah diakses. Satu halaman peraturan kantor, yang dipajang pada dinding untuk dilihat semua orang, dapat menghemat waktu dan memperkuat norma untuk diikuti.
6. Dokumen Akuntansi
Dokumen akuntansi dan hukum adalah yang sering dibutuhkan di pengadilan. Sistem-sistem itu juga merupakan yang paling lambat untuk maju ke era internet, sehingga layak untuk tetap menyimpan versi cetak kertas dari dokumen-dokumen ini.
7. Kontrak Kerja Karyawan
Anda harus selalu menyimpan salinan kontrak kerja yang ditandatangani oleh karyawan Anda, ketika mereka mulai dipekerjakan. Sangat penting untuk memiliki informasi ini guna beragam keperluan, misalnya keperluan pajak, dan saat Anda perlu meninjau ulang, atau merevisi kontrak kerja dengan karyawan bersangkutan. Selsin itu, juga untuk mengantisipasi jika karyawan Anda berbuat curang.
8. Kontrak Klien
Saya selalu suka menyimpan salinan kertas kontrak klien saya di lemari arsip, sebagai antisipasi jika terjadi sesuatu pada sistem komputer. Selain itu, mudah untuk referensi jika klien mengatakan bahwa ruang lingkup pekerjaan mereka berbeda dari kontrak yang sebenarnya.
9. Anggaran Dasar
Penting untuk menyimpan akta pendirian perusahaan Anda dan dokumen hukum lainnya yang membuktikan bahwa Anda adalah pemilik perusahaan. Jika Anda perlu menjual, memindahkan, menutup, atau membuktikan kepemilikan perusahaan Anda, penting untuk memilikinya. Saya sarankan juga perlu menyimpan foto-foto dari dokumen-dokumen tersebut secara online di Dropbox, Google Drive atau Evernote, dengan otentikasi dua faktor diaktifkan.
10. Pernyataan Misi
Dokumen paling penting untuk disimpan bersama Anda setiap saat adalah pernyataan misi Anda. Sebagai seorang pemimpin, Anda harus memiliki pernyataan misi untuk hidup Anda, dan Anda harus memiliki pernyataan misi yang kongruen untuk bisnis Anda. Simpan pesan yang jelas ini di layar komputer, dinding kantor, atau tempat yang dapat dilihat semua orang. Ini sangat penting bukan hanya untuk tim Anda, tetapi juga untuk pola pikir Anda sebagai pemimpin.
11. Perjanjian Informasi Kepemilikan
Perjanjian tersebut memperjelas bahwa setiap kekayaan intelektual yang dikerjakan karyawan untuk perusahaan adalah milik perusahaan. Selain itu, karyawan setuju untuk tidak menggunakan informasi rahasia pihak ketiga. Perjanjian ini tidak hanya mencegah litigasi, tetapi investor akan mengharapkan semua orang telah menandatangani perjanjian untuk membantu memastikan kekayaan intelektual perusahaan terlindungi.
12. Perjanjian Sewa
Ada begitu banyak yang perlu dikhawatirkan dalam operasi bisnis sehari-hari, hal terakhir yang perlu diantisipasi adalah perselisihan mengenai tempat kerja Anda. Simpan salinan kertas dari perjanjian sewa Anda, sehingga Anda tidak mengalami masalah jika salinan digital salah tempat atau hilang terhapus.
13. Tujuan Anda
Seperti yang diketahui kebanyakan orang, penting untuk menuliskan tujuan Anda di atas kertas, alih-alih membiarkannya melayang di kepala Anda. Menulis tujuan di atas kertas akan membuatnya terasa lebih nyata, dan penting untuk menyimpan salinannya, sehingga Anda dapat terus-menerus melihatnya untuk mengingatkan diri sendiri tentang di mana Anda ingin berada. Simpan tujuan tertulis Anda di laci meja Anda atau ditempelkan di dinding agar mudah diakses.
Salam Luar Biasa Prima!
Wuryanano
Owner SWASTIKA PRIMA Entrepreneur College
Twitter: @Wuryanano