PIMPIN Perusahaan Anda Lolos Dari Krisis Corona

Krisis Covid-19 kini telah mencapai fase kritis baru, di mana sistem kesehatan di seluruh dunia harus bertindak tegas untuk menahan pertumbuhan Virus Corona ini di luar China.

Jelas, penekanan utama harus pada penahanan dan mitigasi penyakit itu sendiri. Tetapi dampak ekonomi juga signifikan, dan banyak perusahaan merasakan jalan mereka tersendat-sendat, untuk memahami, bereaksi, dan belajar dari peristiwa yang berlangsung dengan cepat ini. Liku-liku yang tidak terduga akan terungkap dari setiap siklus berita, dan kita hanya akan memiliki gambaran lengkap dalam retrospeksi.

Namun demikian, mengingat tingkat kesiapsiagaan yang sangat berbeda di seluruh perusahaan, potensi gangguan lebih lanjut, dan nilai kesiapan yang lebih baik untuk krisis di masa depan, ada baiknya mencoba menggali apa yang telah kita pelajari sejauh ini.

Berdasarkan analisis dari beberapa pakar ekonomi, dan Business Consultant, saya telah menyaring 12 Hal, untuk menanggapi peristiwa yang sedang berlangsung, berkomunikasi, dan mengekstraksi serta menerapkan pembelajaran.

1. Perbarui informasi setiap hari.

Berita-berita berlangsung dengan kecepatan yang luar biasa, dan gambaran berubah setiap hari. Hanya beberapa hari yang lalu, sepertinya wabah itu sebagian besar terbatas pada China dan sudah dikendalikan.Baru-baru ini, sejumlah episenter infeksi yang tumbuh cepat bermunculan di luar China, menandakan fase baru dan berpotensi memerlukan strategi mitigasi baru dari penahanan. Awalnya tim kami memutuskan untuk mengkomunikasikan pembaruan informasi setiap 72 jam, tetapi kami beralih ke siklus harian, tidak hanya untuk memperbarui data, tetapi juga untuk membingkai ulang perspektif keseluruhan bisnis kami.

2. Waspadai siklus berita.

Berita sering berfokus pada apa yang baru daripada gambaran besar, dan terkadang tidak membedakan antara fakta, hipotesis, spekulasi, dan hoax. Berita kemarin cenderung membingkai bagaimana organisasi Anda berpikir tentang krisis hari ini. Ketika terpapar pada informasi yang berubah dengan cepat, baik itu teknologi baru atau krisis yang muncul, kita memiliki kecenderungan sistematis, awalnya untuk mengabaikan, kemudian bereaksi berlebihan terhadap masalah yang muncul, sebelum akhirnya mengambil pandangan yang lebih dikalibrasi. Ketika Anda menyerap berita terbaru, pikirkan secara kritis tentang sumber informasi sebelum bertindak.

3. Jangan berasumsi bahwa informasi menciptakan informasi.

Di dunia kita yang terhubung, karyawan memiliki akses langsung ke banyak sumber informasi. Para pemimpin mungkin menyimpulkan bahwa ada begitu banyak informasi dan komentar tersedia secara eksternal, sehingga mereka tidak perlu melakukan apa pun sebagaitambahan info. Menurut saya, bagaimana pun, untuk membuat dan berbagi secara luas ringkasan fakta dan implikasi yang diperbarui adalah sangat berharga, sehingga waktu tidak terbuang untuk memperdebatkan apa faktanya – atau lebih buruk, membuat asumsi berbeda tentang fakta.

4. Gunakan ahli dan prediksi dengan cermat.

Para ahli dalam epidemiologi, virologi, kesehatan masyarakat, logistik, dan disiplin ilmu lain sangat diperlukan dalam menafsirkan informasi yang kompleks dan cepat berubah seperti wabah ini Tetapi jelas bahwa pendapat para ahli berbeda pada isu-isu kritis seperti kebijakan penahanan optimal dan dampak ekonomi, dan itu baik untuk berkonsultasi dengan berbagai sumber. Setiap epidemi tidak dapat diprediksi 100% dan unik. Kita perlu menggunakan pendekatan iteratif, empiris untuk memahami apa yang sedang terjadi dan apa yang berhasil – meskipun dipandu oleh pendapat ahli.

5. Terus membingkai ulang pemahaman Anda tentang apa yang terjadi.

Sintesis gambaran besar dari situasi dan rencana untuk menghadapinya, setelah di atas kertas, dapat dengan sendirinya menjadi sumber kelembaman. Pepatah Cina mengingatkan kita, bahwa jenderal besar harus mengeluarkan perintah di pagi hari dan mengubahnya di malam hari.

Tetapi organisasi besar jarang begitu fleksibel. Manajer sering menolak menyebarkan rencana, sampai mereka benar-benar yakin, dan kemudian mereka enggan mengubahnya, karena takut terlihat bimbang atau salah informasi, atau membuat kebingungan dalam organisasi. Sebuah dokumen, dengan “tampilan saat ini terbaik” sangat penting untuk belajar dan beradaptasi dalam situasi yang berubah dengan cepat.

6. Waspadai birokrasi.

Masalah kontroversial, sensitif, atau profil tinggi biasanya akan menarik tinjauan oleh manajemen senior, urusan perusahaan, hukum, manajemen risiko, dan sejumlah fungsi lainnya. Masing-masing akan memiliki saran tentang cara terbaik untuk berkomunikasi, mengarah ke perspektif yang terlalu umum, atau konservatif dan proses yang lambat dan rumit.

Mengumpulkan tim kecil yang tepercaya, dan memberi mereka cukup waktu luang untuk membuat keputusan taktis yang cepat, sangat penting. Mengelola komunikasi secara berlebihan dapat merusak, ketika setiap hari membawa informasi baru. Gunakan kecepatan info peristiwa terbaru dari eksternal sebagai pedoman untuk mondar-mandir dalam proses internal.

Dokumen digital ter-update dapat meningkatkan kecepatan, dengan menghindari kesulitan mengeluarkan, dan menyetujui banyak dokumen, dan juga mengurangi risiko, karena dapat dengan mudah diperbarui atau ditarik sebagaimana diperlukan. Lebih jauh, membedakan dengan jelas antara fakta, hipotesis, dan spekulasi, dapat membantu dalam mengkomunikasikan gambaran yang lebih penuh dan lebih bernuansa.

7. Pastikan respons Anda seimbang di tujuh dimensi ini.

– Komunikasi: Karyawan kemungkinan akan terpapar dengan informasi yang saling bertentangan dan merasa cemas atau bingung tentang tindakan terbaik. Pastikan untuk mengomunikasikan kebijakan dengan cepat, jelas, dan seimbang. Selain itu, komunikasikan informasi kontekstual dan alasan di balik kebijakan, sehingga karyawan dapat memperdalam pemahaman mereka sendiri, dan juga mengambil inisiatif dalam situasi yang tidak terduga, seperti liburan karyawan di lokasi terbatas.l atau cara menangani pelanggan.

– Kebutuhan karyawan: Pembatasan perjalanan dan kumpulan orang, akan memicu kebutuhan karyawan akan akses ke pendidikan, perawatan kesehatan, ketentuan harian dan sejenisnya. Anda harus mengantisipasi dan mengembangkan solusi untuk ini, dan membuat pusat informasi di mana karyawan dapat menemukan semua informasi yang mereka butuhkan. Banyak dari kebutuhan ini akan bersifat spesifik lokal, membutuhkan pendekatan multidimensi untuk pembuatan kebijakan.

– Perjalanan: Pastikan bahwa kebijakan perjalanan jelas dalam hal di mana karyawan dapat melakukan perjalanan, untuk alasan apa, otorisasi apa yang diperlukan dan kapan kebijakan tersebut akan ditinjau.

– Pekerjaan jarak jauh: Jelaskan kebijakan Anda – di mana berlaku, bagaimana mereka akan bekerja, dan kapan mereka akan ditinjau. Pekerjaan rumahan jarang terjadi di beberapa wilayah geografis, seperti beberapa wilayah di China misalnya, dan kebutuhan akan penjelasan tambahan harus diantisipasi.

– Stabilisasi rantai pasokan: Berusaha untuk menstabilkan rantai pasokan dengan menggunakan stok pengaman, sumber-sumber alternatif, dan bekerja dengan pemasok untuk mengatasi kemacetan. Jika solusi cepat tidak memungkinkan, kembangkan bersama rencana, berikan solusi sementara, dan komunikasikan rencana tersebut kepada semua pemangku kepentingan terkait.

– Pelacakan dan perkiraan bisnis: Kemungkinan krisis akan menciptakan fluktuasi yang tidak terduga. Letakkan siklus pelaporan cepat, sehingga Anda dapat memahami bagaimana bisnis Anda terpengaruh, di mana mitigasi diperlukan, dan seberapa cepat operasional pulih. Krisis tidak menyiratkan kekebalan dari manajemen kinerja, dan cepat atau lambat pasar akan menilai perusahaan mana yang mengelola tantangan dengan paling efektif.

– Menjadi bagian dari solusi yang lebih luas: Sebagai korporat, Anda harus mendukung orang lain dalam rantai pasokan, industri, komunitas, dan pemerintah lokal Anda. Pertimbangkan bagaimana bisnis Anda dapat berkontribusi, baik itu dalam perawatan kesehatan, komunikasi, makanan, atau domain lainnya. Fokus pada persimpangan antara kebutuhan sosial akut, dan kemampuan spesifik Anda – dengan kata lain, jalani tujuan Anda.

8. Gunakan prinsip ketahanan dalam mengembangkan kebijakan.

Efisiensi memerintah di dunia yang stabil tanpa kejutan, dan pola pikir ini, sering dominan di perusahaan besar. Tetapi tujuan utama dalam mengelola tantangan yang dinamis dan tidak dapat diprediksi adalah ketahanan – kemampuan untuk bertahan dan berkembang melalui peristiwa yang tidak terduga, berubah, dan berpotensi tidak menguntungkan. Penelitian pada sistem tangguh menunjukkan bahwa mereka ini umumnya memiliki enam karakteristik umum, yang harus tercermin dalam respons krisis.

– Redundansi: Akses ke kapasitas produksi tambahan dapat membantu memperlancar fluktuasi rantai pasokan. Dalam jangka pendek, perusahaan mungkin perlu melihat di luar sumber normal untuk solusi, tetapi dalam jangka panjang, redundansi dapat dirancang.

– Keragaman: Memiliki beberapa pendekatan untuk pemenuhan dapat menjadi kurang efisien, tetapi lebih fleksibel dan tangguh dalam situasi krisis. Sama halnya, beragam ide dapat sangat meningkatkan pengembangan solusi. Menyatukan tim manajemen krisis yang secara kognitif beragam, akan memiliki lebih banyak ide tentang solusi potensial, terutama jika budaya perusahaan mendorong ekspresi dan rasa hormat terhadap beragam perspektif. Berhati-hatilah dalam memperlakukan krisis hanya dalam satu dimensi – hanya sebagai masalah keuangan atau logistik, dan buatlah staf tim krisis Anda sesuai dengan itu.

– Modularitas: Sistem yang sangat terintegrasi mungkin efisien, tetapi mereka rentan terhadap longsoran efek knock-on atau bahkan keruntuhan total sistem jika terganggu. Sebaliknya, sistem modular – di mana pabrik, unit organisasi atau sumber pasokan dapat digabungkan dengan berbagai cara – menawarkan ketahanan yang lebih besar. Ketika pemasok utama katup rem Toyota terbakar beberapa tahun yang lalu, pasokan dipulihkan hanya dalam beberapa hari, karena kemampuan untuk menukar produksi antara pemasok, bahkan komponen yang berbeda, itu sangat luar biasa. Tanyakan bagaimana Anda dapat memperbaiki sistem pasokan Anda secara modular, baik dalam jangka pendek maupun panjang.

– Evolvability: Sistem dapat dibangun untuk optimisasi dan efisiensi puncak, atau mereka dapat dibangun untuk evolvabilitas – peningkatan konstan dalam peluang, masalah, atau informasi baru. Respons terhadap krisis dinamis seperti Covid-19 memberi nilai tambah pada evolvabilitas. Tidak ada jawaban benar yang dapat diketahui, dan jawaban yang telah ditentukan sebelumnya kemungkinan salah, atau menjadi usang seiring berjalannya waktu. Tetapi dimungkinkan untuk beralih dan belajar ke arah solusi yang lebih efektif. Sementara banyak pelajaran akan dipelajari dalam retrospeksi, melakukan sesuatu sekarang, melihat apa yang berhasil dan remobilisasi di sekitar hasil, cenderung menjadi strategi paling efektif dalam jangka pendek.

– Prudence: Kita tidak dapat memprediksi jalannya peristiwa atau dampaknya untuk Covid-19, tetapi kita masih dapat membayangkan skenario yang masuk akal dan menguji ketahanan dalam kondisi ini. Kita dapat menjalankan skenario untuk epidemi global yang meluas, epidemi multi-regional, dan epidemi yang cepat terkandung, misalnya. Sekarang setelah fokus telah bergeser dari penahanan epidemi Covid-19 di China ke pencegahan pembentukannya episentris di luar negeri, termasuk di negara kita, Indonesia ini, kita telah tiba di titik belok lainnya, dengan ketidakpastian yang sangat tinggi. Akan lebih bijaksana bagi perusahaan untuk melihat skenario skenario terburuk, dan mengembangkan strategi kontingensi terhadap masing-masing skenario.

– Embeddedness: Perusahaan adalah pemangku kepentingan dalam sistem industri, ekonomi, dan sosial yang lebih luas, yang juga berada di bawah tekanan besar. Mereka yang gagal melihat rantai pasokan atau ekosistem mereka secara holistik, akan memiliki dampak terbatas. Solusi untuk perusahaan individu, dengan mengorbankan atau mengabaikan kepentingan orang lain akan menciptakan ketidakpercayaan dan merusak bisnis dalam jangka panjang. Sebaliknya, dukungan kepada pelanggan, mitra, layanan kesehatan, dan sistem sosial di masa sulit, berpotensi menciptakan niat baik dan kepercayaan yang langgeng. Elemen kunci dari berurusan dengan tekanan ekonomi adalah menghayati nilai-nilai kemanusiaan, ketika kita cenderung melupakannya.

9. Bersiaplah sekarang untuk krisis berikutnya.

Covid-19 bukan tantangan satu kali. Kita harus siap akan fase tambahan untuk epidemi saat ini dan epidemi tambahan di masa depan. Penelitian tentang efektivitas tanggapan organisasi terhadap krisis dinamis, menunjukkan bahwa ada satu variabel yang paling prediktif terhadap keberhasilan akhir, yaitu persiapan dan kesigapan. Mempersiapkan krisis berikutnya (atau fase selanjutnya dari krisis saat ini) sekarang, kemungkinan akan jauh lebih efektif daripada respons reaktif, ketika krisis benar-benar menghantam.

10.  Persiapan intelektual tidak cukup.

Banyak perusahaan menjalankan skenario untuk menciptakan kesiapan intelektual untuk situasi yang tidak terduga. Skenario harus diperbarui dan disesuaikan, mengingat risiko paling material terhadap bisnis pada waktu tertentu. Risiko-risiko tersebut telah bergeser bahkan selama beberapa hari terakhir, dengan munculnya pusat penyakit baru – episentris baru.

Namun, kesiapan intelektual saja tidak cukup. Sesuatu dapat dipahami dengan baik tetapi tidak dididik sebagai suatu kemampuan. Skenario itu idealnya didukung oleh tindakan mensimulasikan dan belajar dari perilaku di bawah tekanan. Pengaturan dengan tim berdedikasi ,yang diberdayakan untuk memutuskan dan mengeksekusi, dapat memotong kompleksitas organisasi.

11. Renungkan apa yang telah Anda pelajari.

Daripada menghela nafas lega dan kembali ke rutinitas normal ketika krisis mereda, upaya harus dilakukan untuk tidak menyia-nyiakan kesempatan belajar yang berharga. Bahkan ketika krisis sedang berlangsung, tanggapan dan dampak harus didokumentasikan untuk kemudian ditinjau dan menjadikannya pelajaran. Situasi yang berkembang pesat menunjukkan kelemahan organisasi yang ada, seperti ketidakmampuan untuk membuat keputusan sulit atau bias berlebihan terhadap konsensus, yang merupakan peluang untuk perbaikan.

Misalnya, keselamatan penerbangan adalah salah satu sistem pembelajaran global paling efektif yang kita miliki dalam hal ini. Setiap kali ada insiden dari kecelakaan kecil hingga kecelakaan tragis yang mengakibatkan nyawa hilang, akar permasalahan diselidiki secara detail forensik sesuai dengan protokol yang disepakati sebelumnya, dan rekomendasi yang mengikat dibuat. Tidak mengherankan bahwa terbang telah menjadi salah satu bentuk perjalanan teraman di dunia, berkat pembelajaran kumulatif dan adaptasi dari kemalangan sebelumnya.

12. Bersiap untuk dunia yang berubah.

Kita harus berharap bahwa krisis Covid-19 akan mengubah bisnis dan masyarakat kita dengan cara yang luar biasa. Ini kemungkinan akan memicu bidang-bidang bisnis seperti belanja online, pendidikan online, dan investasi kesehatan masyarakat, misalnya. Kemungkinan besar juga akan mengubah cara perusahaan mengkonfigurasi rantai pasokan mereka, dan memperkuat tren menjauh dari ketergantungan pada beberapa pabrik besar. Ketika bagian mendesak dari krisis telah dinavigasi, perusahaan harus mempertimbangkan apa yang berubah dari krisis ini, dan apa yang telah mereka pelajari sehingga mereka dapat mencerminkannya dalam rencana mereka.

Nah, bagaimana dengan perusahaan milik Anda atau yang Anda kelola?

Salam Luar Biasa Prima!

Wuryanano